Hoe adviseurs en accountants klanten kunnen begeleiden bij de VSME-rapportage(stappenplan & best practices)
Inleiding
Steeds meer mkb-bedrijven worden gevraagd duurzaamheidsinformatie te delen — door klanten, banken of bij aanbestedingen. De nieuwe VSME-standaard van de Europese Commissie maakt dat voor kleine ondernemingen eindelijk haalbaar. Maar veel ondernemers hebben geen tijd of kennis om zo’n rapport zelf te maken. Daar ligt een duidelijke rol voor adviseurs en accountants: de betrouwbare gids in het rapportageproces.
Deze blog laat stap voor stap zien hoe je als adviseur of accountant je klant efficiënt begeleidt bij de VSME-rapportage, met concrete tips uit de praktijk.
1. Intake en afbakening
Een goede start bepaalt het succes van het hele traject.
1.1 Behoefte bepalen
Vraag waarom de klant een rapport wil: aanbesteding, ketenverzoek of eigen beleid?
Bespreek of het Basis- of Comprehensive-module van VSME nodig is.
Leg de nadruk op haalbaarheid: liever klein beginnen en elk jaar uitbreiden.
1.2 Scope en verantwoordelijkheden
Maak duidelijk wie welke data aanlevert (energie, personeel, omzet, locaties).
Documenteer afspraken.
Bepaal of jij de volledige rapportage opstelt of enkel reviewt.
2. Dataverzameling en structuur aanbrengen
2.1 Benodigde gegevens
De VSME-standaard vraagt onder meer informatie over:
Bedrijfsbasis (B1): NACE-code, aantal medewerkers, locaties, certificeringen.
Beleid en initiatieven (B2): duurzame acties, plannen en doelen.
Milieu (B3–B7): energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval, water, biodiversiteit.
Sociaal & governance (B8–B11): personeel, veiligheid, beloning, ethiek.
2.2 Aanpak voor adviseurs
Start vanuit bestaande administratie: energiefacturen, brandstofkosten, salaris- en HR-data.
Gebruik één centraal datadocument of tool (zoals Greenreporting) zodat cijfers traceerbaar blijven.
Controleer consistentie: optellingen, eenheden, periodes, bronverwijzingen.
Documenteer aannames, dat scheelt later discussie of herwerk.
Tip: plan één korte dataverzamelingssessie met de klant in plaats van losse mailverzoeken. Dat versnelt het proces enorm.
3. Rapportage en kwaliteitscontrole
3.1 Opbouw van het rapport
Volg de modulevolgorde (B1 t/m B11) en gebruik waar mogelijk vaste tabellen. In de tool van Greenreporting gebeurt dit al automatisch.
Voeg per onderdeel korte toelichtingen toe in begrijpelijke taal.
Maak grafieken of samenvattingen. Je kunt dit met Greenreporting automatisch genereren, zo vermijd je fouten.
3.2 Controle en review
Controleer volledigheid: is elk datapunt ingevuld?
Controleer plausibiliteit: kloppen de trends t.o.v. vorig jaar of verbruikscijfers?
Archiveer gebruikte documenten (facturen, berekeningen) voor eventuele controle of assurance.
4. Publicatie en opvolging
4.1 Oplevering
Lever het rapport in pdf-vorm en Excelvorm aan de klant, inclusief korte managementsamenvatting. Via Greenreporting maak je automatisch beide, in huisstijl van de klant.
Bespreek of het rapport openbaar wordt gedeeld of enkel intern gebruikt.
4.2 Vervolg
Stel samen met de klant doelen voor het volgende jaar (bv. –10 % energieverbruik).
Richt een dashboard of jaarvergelijking in.
Bied opvolg- of monitoringdiensten aan.
Tip: positioneer jezelf niet alleen als rapportmaker, maar als partner in duurzame bedrijfsvoering.
5. Samenvatting
Een effectieve VSME-rapportage voor klanten vraagt structuur: duidelijke afspraken, goede dataverzameling en controle. Adviseurs en accountants die dit proces standaardiseren, kunnen tientallen mkb-klanten professioneel helpen zonder extra complexiteit.
👉 Wil je ontdekken hoe je binnen Greenreporting al deze stappen automatiseert?
Plan een demo met het Greenreporting-team en ontdek hoe je als adviseur snel meerdere klanten kunt begeleiden via één omgeving, slimme doelen stelt en automatisch dashboards genereert.
