Hoe je als adviseur of accountant het VSME-proces slim organiseert voor meerdere klanten
De uitdaging
Na de eerste succesvolle VSME-rapportage komt de vraag vanzelf: hoe regel je dit efficiënt voor meerdere klanten tegelijk? De sleutel is standaardisatie. Door vooraf vaste stappen, formulieren en werkwijzen te bepalen, blijft het proces overzichtelijk – ook als het aantal klanten groeit.
Stap 1: Werk met één intakeformat
Gebruik voor elke klant hetzelfde basisformulier met:
rechtsvorm, NACE-code en contactpersoon
aantal medewerkers en omzet
relevante certificeringen
keuze van modules (meestal B1 tot en met B11)
overzicht van beschikbare data (energie, HR, afval, water)
Zo weet je vanaf dag één wie wat aanlevert en voorkom je dat klanten in verschillende richtingen gaan zoeken.
Stap 2: Richt een vaste workflow in
Een gestandaardiseerde volgorde zorgt voor rust en voorspelbaarheid.
Intake afronden en scope vastleggen
Data verzamelen en invoeren in de tool
Rapport automatisch laten genereren
Controle en toelichting toevoegen
Eindrapport bespreken met de klant
Met Greenreporting kun je per klantomgeving werken, waardoor data gescheiden blijft maar het proces identiek is. Eén medewerker kan zo meerdere klanten begeleiden zonder dubbel werk.
Stap 3: Controleer de kwaliteit
Een goed rapport is volledig, logisch en goed onderbouwd. Gebruik daarom een checklist voor controlepunten:
zijn alle verplichte velden ingevuld?
kloppen de eenheden en sommen?
zijn toelichtingen aanwezig bij afwijkende cijfers?
is duidelijk waar aannames zijn gebruikt?
Laat een collega of partner een korte eindreview doen voordat het rapport wordt afgerond. Dat borgt consistentie en verhoogt de betrouwbaarheid richting de klant.
Stap 4: Communiceer helder over planning
Zorg dat klanten weten wat ze kunnen verwachten. Licht bij aanvang toe hoeveel tijd het verzamelen van gegevens kost, wanneer de eerste versie gereed is en wanneer het eindrapport volgt. Transparante communicatie voorkomt herwerk en versterkt vertrouwen.
Conclusie
Wie het proces voor VSME-rapportage goed inricht, kan klanten professioneel en efficiënt begeleiden. De combinatie van standaardformulieren, een vaste workflow en een ondersteunende tool maakt het werk overzichtelijk. Zo wordt duurzaamheidsrapportage een beheersbaar onderdeel van de adviespraktijk – betrouwbaar, herhaalbaar en zonder onnodige complexiteit.
