Welke gegevens en documenten heb je nodig voor een VSME-rapportage?
Een VSME-rapportage opstellen begint met het verzamelen van de juiste informatie. Maar wat moet je precies paraat hebben? In dit blog leggen we praktisch en overzichtelijk uit welke gegevens en documenten je nodig hebt voor een VSME-rapportage, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.
We splitsen de informatie op in drie overzichtelijke categorieën: milieu, sociaal en governance. Bij elke categorie vind je een concrete checklist.
🌱 Milieu: Welke gegevens heb ik nodig?
Om je milieuprestaties te rapporteren, heb je data nodig over het energieverbruik, de uitstoot en het materiaalgebruik binnen jouw bedrijf. Denk aan:
Gegevens:
Elektriciteitsverbruik per locatie (kWh)
Aardgasverbruik of andere brandstoffen (m³, liters)
Kilometers zakelijk verkeer (eigen auto’s, OV, leaseauto’s)
Brandstofgebruik voor goederenvervoer en mobiel materieel
Aankoopvolume van papier, verpakkingen of andere relevante materialen
Afvalstromen (hoeveelheid en type afval, bijv. restafval, papier, gevaarlijk afval)
Waterverbruik (optioneel, afhankelijk van sector)
CO₂2-uitstoot (indien je dit al berekend hebt)
📌 Heb je je CO2 nog niet berekend? Lees dan ons blog over hoe je als mkb je CO₂-uitstoot berekent.
Documenten:
Energienota’s of jaaroverzichten van energieleveranciers
Brandstofbonnen of tankpasoverzichten
Kilometers uit leasecontracten of mobiliteitsregistraties
Facturen van afvalverwerkers
CO2-footprintrapport (indien eerder opgesteld)
👥 Sociaal: Welke gegevens heb ik nodig?
Het sociale deel van de VSME-rapportage draait om je medewerkers en mensenrechtenbeleid. Je vult onder andere het volgende in:
Gegevens:
Aantal medewerkers (FTE’s)
Leeftijdsopbouw en geslachtsverdeling
Aandeel vaste vs. tijdelijke contracten
Ziekteverzuimcijfers
Opleidingsbudget en opleidingsuren per medewerker
Eventuele klachtenprocedures of meldpunten
Risicobeoordeling m.b.t. mensenrechten in de keten (voor gevorderde rapportages)
Documenten:
HR-overzichten of personeelsadministratie
Arbo-verslagen of RI&E-documenten
HR-beleidsdocumenten (bijv. diversiteit, inclusie, veiligheid)
⚖️ Governance: Welke documenten heb ik nodig?
Governance draait om hoe je je bedrijf bestuurt en hoe je duurzaamheid hebt ingebed in je strategie.
Gegevens:
Is duurzaamheid onderdeel van de missie/strategie?
Zijn er verantwoordelijken aangewezen (bijv. MVO-coördinator)?
Hoe wordt er gerapporteerd aan management of aandeelhouders?
Heb je een gedragscode of compliance-beleid?
Documenten:
Strategiedocument of jaarverslag
Organogram of functieprofielen
Gedragscode of integriteitsbeleid
Notulen of rapportages van overleggen over duurzaamheid
⏱️ Hoeveel data moet ik verzamelen?
De hoeveelheid data hangt af van de gekozen variant van de VSME-rapportage. Start je met de basisvariant? Dan is een globale inschatting of kwalitatieve toelichting vaak voldoende. Ga je voor de uitgebreide variant? Dan zijn kwantitatieve gegevens belangrijker.
📌 Meer weten over hoeveel tijd dit kost? Bekijk dan ons artikel over de tijdsinschatting voor een VSME-rapportage.
Wat als ik sommige gegevens of documenten niet heb?
Geen probleem. De kracht van de VSME-standaard is dat het modulair en stapsgewijs werkt. In de Greenreporting-tool zie je per onderdeel welke gegevens relevant zijn, inclusief voorbeelden en toelichting. Zo ontdek je tijdens het invullen wat je nodig hebt en kun je alsnog gegevens verzamelen of een collega erbij betrekken.
💡 Download onze gratis gids met voorbeeldrapport en checklist om direct overzicht te krijgen van wat je nodig hebt en hoe het eruit kan zien.
Samenvattende checklist: VSME rapportage benodigde gegevens
Milieu: Energie, vervoer, materiaalgebruik. Je hebt energienota’s en brandstofgegevens nodig.
Sociaal: Medewerkersamenstelling, verzuim. Je hebt nodig: HR-gegevens en meldprocedures.
Governance: Strategie, structuur, beleid. Gebruik hiervoor jaarverslagen, codes en notulen
Conclusie
Een VSME-rapportage is goed te doen als je weet welke documenten en gegevens je nodig hebt. Door dit overzicht kun je doelgericht aan de slag, zonder onnodig tijdverlies. Onze tool helpt je stap voor stap – en als je begint met de basisvariant, kun je altijd later opschalen.
👉 Wil je direct aan de slag met je rapportage? Probeer onze tool en ontdek hoe je in één middag een duurzaamheidsrapport opstelt – helemaal volgens de VSME-standaard.
