Stappenplan: Zo maak je snel en eenvoudig een VSME duurzaamheidsrapport voor jouw mkb-bedrijf
Wat is VSME precies?
VSME staat voor Voluntary Sustainability Reporting for SMEs (vrijwillige duurzaamheidsrapportage voor het mkb). Het is een Europese standaard die kleinere en middelgrote ondernemingen helpt om eenvoudig hun duurzaamheidsgegevens te rapporteren. Met een VSME-rapport laat je duidelijk zien hoe jouw bedrijf presteert op het gebied van duurzaamheid.
Waarom is VSME relevant voor het mkb?
Duurzaam ondernemen wordt steeds belangrijker. Klanten, investeerders en wetgevers verwachten steeds meer transparantie over hoe bedrijven omgaan met milieu, maatschappij en bestuur (ESG). Een VSME-rapport helpt jouw onderneming om:
Te voldoen aan groeiende verwachtingen van klanten en stakeholders.
Risico’s beter te beheren en kansen op gebied van duurzaamheid zichtbaar te maken.
Je reputatie als duurzaam en verantwoord bedrijf te versterken.
Stap-voor-stap gids voor het maken van een VSME duurzaamheidsrapport
Stap 1: Voorbereiding en basisinformatie verzamelen
Start met het verzamelen van de basisgegevens van je bedrijf:
Rechtsvorm en sector (NACE/SBI-code).
Omzet, balans en aantal werknemers.
Locaties en geolocaties.
Eventuele certificaten of keurmerken.
Deze informatie vormt de basis voor je VSME-rapport. Je geeft hier ook aan of je voor de VSME-basismodule of VSME-comprehensive gaat.
Stap 2: Verzamel relevante gegevens en documenten
Je hebt onder andere nodig:
Jaarafrekeningen van energieleveranciers.
Tankbonnen, rittenstaten en brandstoffacturen.
Afvaloverzichten.
HR-gegevens over ziekteverzuim, training en werkgelegenheid.
Stap 3: Inzicht in Scope 1 en 2 emissies
Breng vervolgens je CO2-uitstoot in kaart:
Scope 1: directe emissies door eigen activiteiten, zoals wagenpark en verwarmingsinstallaties.
Scope 2: indirecte emissies door ingekochte energie zoals elektriciteit en warmte.
Gebruik hiervoor facturen van energieleveranciers en kilometerregistraties van voertuigen.
Stap 4: Overige gegevens invullen voor je rapport
Vul vervolgens ook alle andere modules in, waarbij je bijvoorbeeld gegevens invult over je werknemers en je afvalbeleid. We hebben voor elke module (in totaal 11) uitgewerkt wat je precies moet invullen in onze tool en op onze website.
Stap 5: Gegevens invoeren in rapportage-tools
Tools zoals Greenreporting maken het invoeren van gegevens eenvoudig. Je vult stap voor stap de benodigde informatie in, waarna automatisch berekeningen worden uitgevoerd:
Emissiefactoren (volgens co2emissiefactoren.nl) worden automatisch toegepast.
Je ziet direct berekeningen en je uiteindelijke uitstoot per categorie.
Handige stappenplannen en tooltips bij elke module, zodat jij niet in de richtlijn hoeft te duiken, maar praktische en op het mkb gerichte voorbeelden hebt.
Stap 5: Rapport controleren en publiceren
Controleer alle ingevoerde gegevens goed en maak waar nodig correcties of aanvullingen. Daarna kun je het rapport publiceren op je website of delen met stakeholders.
Praktische tips en veelgemaakte fouten
Begin vroeg met verzamelen van gegevens, en vul daarna stap voor stap een tool in.
Maak duidelijke afspraken over wie binnen je organisatie verantwoordelijk is voor het verzamelen van gegevens.
Wees transparant over eventuele onzekerheden en gebruik schattingen waar nodig.
Gratis voorbeeld-rapport en sjabloon
Download ons gratis voorbeeld VSME-rapport met sjabloon. Hiermee krijg je direct inzicht in hoe een volledig duurzaamheidsrapport eruitziet.
Benodigde documenten samenvatting
KvK-uittreksel
Jaarrekening en HR-data
Facturen voor energie, brandstoffen en afvalbeheer
Certificaten (ISO, B Corp, etc.)
Tijdsbesteding
Afhankelijk van de voorbereiding kost het opstellen van een VSME-rapport een aantal dagen als je vanaf nul moet beginnen, of gemiddeld 4 tot 6 uur als je een tool zoals Greenreporting gebruikt (verdeeld over meerdere dagen).
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als ik gegevens niet kan vinden?
Gebruik schattingen gebaseerd op voorgaande jaren of sectorale gemiddelden.
Kan ik gegevens achteraf aanpassen?
Ja, je kunt gegevens altijd bijwerken zodra je nieuwe of betere informatie hebt.
Gaat het rapport over kalenderjaar of boekjaar?
Je kiest zelf het rapportagejaar, meestal gelijk aan het kalenderjaar.
Met dit stappenplan maak je snel en eenvoudig een professioneel VSME duurzaamheidsrapport, waarmee je duidelijk communiceert over je prestaties en doelen op het gebied van duurzaamheid.
Greenreporting kan je bij het volledige proces helpen. Neem contact met ons op en stel binnen no-time jouw vrijwillige duurzaamheidsrapport op!
